1. Mẫu thư mời xin Visa thăm thân Đan Mạch chính thức là mẫu nào?

Khác với một số quốc gia Schengen cho phép dùng thư mời viết tay tự do hoặc viết theo form tự tạo, Đan Mạch quy định rất khắt khe về định dạng tài liệu này.

Cơ quan Di trú Đan Mạch (SIRI / Danish Immigration Service) quy định Mẫu thư mời VU1 (VU1 Invitation Form) là mẫu thư mời chính thức duy nhất áp dụng cho các mục đích: thăm thân nhân, người yêu, bạn bè hoặc du lịch có bảo lãnh.

       Mô hình quy trình cấp Mã ID Thư mời (VU1)
       
[Người mời tại Đan Mạch] ──(Dùng MitID)──> [Hệ thống SIRI / Nyidanmark]
                                                     │
                                             (Tạo Mẫu VU1 Online)
                                                     │
                                                     ▼
[Người nộp Visa tại Việt Nam] <──(Gửi Mã ID)── [Cấp Invitation ID]

Đặc điểm của Mẫu thư mời VU1:

• Hình thức thực hiện: Được kê khai hoàn toàn trực tuyến (Online) thông qua Cổng thông tin Di trú Đan Mạch (Nyidanmark.dk).

• Phương thức xác thực: Người mời sống tại Đan Mạch bắt buộc phải dùng MitID (mã định danh điện tử cá nhân chính thức của công dân/thường trú nhân Đan Mạch) để đăng nhập và ký xác nhận thư mời.

• Mã ID Thư mời (Invitation ID): Sau khi hoàn tất điền form VU1 trực tuyến, hệ thống sẽ tự động xuất ra một Mã ID Thư mời. Người mời chỉ cần gửi mã ID này (hoặc file PDF kết quả) cho bạn tại Việt Nam. Khi điền đơn xin visa Schengen trên hệ thống ApplyVisa, bạn nhập mã ID này để hệ thống tự động trích xuất thông tin.

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp người mời không có MitID (ví dụ: người mời không phải là công dân Đan Mạch hoặc chưa có mã định danh cá nhân), người mời phải sử dụng bản VU1 Printable Version (dạng file PDF tải về, điền tay/máy, ký tên thủ công, quét file và gửi cho người xin visa).

2. Hướng dẫn chi tiết các thông tin cần kê khai trong Mẫu VU1

Thư mời VU1 chứa đựng toàn bộ dữ liệu quan trọng mà Đại sứ quán Đan Mạch và Sở Di trú sẽ dùng để đối soát. Người mời tại Đan Mạch cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau trước khi bắt đầu khởi tạo form:

2.1. Thông tin người mời (Inviter)

• Họ và tên đầy đủ theo giấy tờ tùy thân.

• Số CPR (Mã số định danh cá nhân tại Đan Mạch).

• Địa chỉ thường trú, số điện thoại, email liên hệ chính thức.

• Tình trạng cư trú tại Đan Mạch (Công dân Đan Mạch, thường trú nhân, hoặc người đang giữ thẻ cư trú làm việc/học tập còn hạn).

2.2. Thông tin người được mời (Applicant – Người xin visa tại Việt Nam)

• Họ và tên đầy đủ (khớp chính xác với Hộ chiếu).

• Ngày tháng năm sinh, quốc tịch.

• Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn.

• Địa chỉ cư trú hiện tại ở Việt Nam và số điện thoại liên lạc.

2.3. Mối quan hệ giữa hai bên (Relationship)

• Mối quan hệ chi tiết: Bố mẹ, con cái, anh chị em, bạn bè, người yêu, vợ/chồng chưa cưới…

• Lịch sử mối quan hệ: Thời gian quen biết, số lần đã gặp nhau trực tiếp ngoài đời, lần gặp gần nhất là khi nào và ở đâu.

2.4. Chi tiết chuyến đi & Cam kết tài chính (Trip details & Financial support)

• Thời gian lưu trú: Ngày dự kiến nhập cảnh Đan Mạch và ngày dự kiến xuất cảnh.

• Địa điểm lưu trú: Người xin visa sẽ ở tại địa chỉ nhà của người mời hay ở khách sạn?

• Trách nhiệm chi phí:

  • Chi phí ăn ở, đi lại, vé máy bay, bảo hiểm do Người mời tài trợ hoàn toàn;

  • Hoặc do Người xin visa tự chi trả;

  • Hoặc Đồng chi trả (kê khai rõ phần nào do ai trả).

3. Trọn bộ hồ sơ xin Visa thăm thân Đan Mạch chuẩn Đại sứ quán

Mặc dù thư mời VU1 là điều kiện cần, nhưng để được cấp visa, bộ hồ sơ từ phía Việt Nam cũng phải chứng minh được tính logic, khả năng tài chính và sự ràng buộc quay trở về nước.

4. Quy trình nộp hồ sơ xin Visa thăm thân Đan Mạch từng bước

Để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi, bạn nên tuân thủ đúng quy trình 5 bước chuẩn hóa dưới đây:

Bước 1: Người mời tạo Mẫu VU1 tại Đan Mạch

Người mời truy cập trang web Nyidanmark.dk, đăng nhập bằng MitID, điền đầy đủ thông tin Mẫu VU1 và gửi form. Hệ thống xuất ra file PDF xác nhận cùng Mã ID Thư mời. Người mời gửi file này về Việt Nam.

Bước 2: Người xin visa khai đơn trực tuyến trên ApplyVisa

Bạn truy cập cổng thông tin cấp visa chính thức của Đan Mạch (applyvisa.um.dk), tạo tài khoản, điền đơn đăng ký visa Schengen, nhập mã ID thư mời VU1, thanh toán phí Lãnh sự trực tuyến (80 EUR) và in tờ khai kèm biên nhận thanh toán.

Bước 3: Đặt lịch hẹn tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ VFS Global

Tất cả hồ sơ xin visa Đan Mạch tại Việt Nam đều được thu thập thông qua Trung tâm VFS Global (có trụ sở tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh). Bạn truy cập trang web VFS Global Đan Mạch tại Việt Nam để tạo tài khoản và chọn ngày, giờ đến nộp hồ sơ.

Bước 4: Đến nộp hồ sơ và lấy dữ liệu sinh trắc học

Vào ngày hẹn, bạn mang toàn bộ hồ sơ (gồm bản gốc và bản dịch thuật công chứng tiếng Anh) đến trung tâm VFS Global:

• Tại Hà Nội: Tòa nhà Ocean Park, Số 1 Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa.

• Tại TP. HCM: Tòa nhà Resco, Tầng 3, 94–96 Nguyễn Du, Phường Bến Nghé, Quận 1.

Tại đây, nhân viên sẽ kiểm tra danh mục hồ sơ, thu thập dấu vân tay và chụp ảnh kỹ thuật số (sinh trắc học).

Bước 5: Theo dõi kết quả và nhận lại Hộ chiếu

Thời gian xét duyệt visa thăm thân Đan Mạch trung bình từ 15 đến 30 ngày làm việc. Trong một số trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc xác minh thêm từ Sở Di trú Đan Mạch (SIRI), thời gian xét duyệt có thể kéo dài lên đến 45 ngày.

5. Những lưu ý quan trọng để không bị từ chối Visa

Xin visa Đan Mạch nói riêng và các nước Bắc Âu nói chung đòi hỏi sự minh bạch tuyệt đối. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp bạn tối ưu hồ sơ:

                  ┌────────────────────────────────────────┐
                  │ BÍ QUYẾT TỐI ƯU TỶ LỆ ĐẬU VISA ĐAN MẠCH │
                  └───────────────────┬────────────────────┘
                                      │
         ┌────────────────────────────┼────────────────────────────┐
         ▼                            ▼                            ▼
┌──────────────────┐        ┌──────────────────┐        ┌──────────────────┐
│ Tính đồng bộ cao │        │ Bằng chứng rõ ràng│        │ Ràng buộc tại VN │
├──────────────────┤        ├──────────────────┤        ├──────────────────┤
│ Lịch trình, đơn  │        │ Ảnh chụp chung,   │        │ Công việc ổn định│
│ khai, thư mời và │        │ lịch sử tin nhắn │        │ Tài sản, gia đình│
│ vé máy bay phải  │        │ lâu dài, thực tế │        │ Khó từ bỏ quay về│
│ khớp chính xác.  │        │ minh bạch.       │        │ nước.            │
└──────────────────┘        └──────────────────┘        └──────────────────┘

1. Thời hạn của Mẫu thư mời VU1: Thư mời VU1 chỉ có giá trị sử dụng trong vòng 6 tháng kể từ ngày người mời khởi tạo trên hệ thống. Đảm bảo nộp hồ sơ trước khi thư mời hết hạn.

2. Tính nhất quán của dữ liệu: Ngày dự kiến bay trên đơn ApplyVisa, trên Mẫu thư mời VU1, trên xác nhận đặt vé máy bay và trên Đơn xin nghỉ phép phải hoàn toàn khớp nhau. Mọi sự chênh lệch về ngày tháng đều khiến Lãnh sự quan nghi ngờ tính trung thực.

3. Chứng minh mối quan hệ bạn bè/người yêu: Nếu không có quan hệ huyết thống, bạn phải chuẩn bị bằng chứng thể hiện mối quan hệ diễn ra liên tục và thực tế. Hãy in các hình ảnh chụp chung theo mốc thời gian, cuống vé máy bay các chuyến du lịch chung, hoặc nhật ký trò chuyện thể hiện tình cảm/sự gắn kết.

4. Logic về tài chính của người mời: Nếu người mời đăng ký bảo lãnh tài chính toàn bộ cho chuyến đi, thu nhập của họ tại Đan Mạch phải đủ điều kiện chi trả sau khi trừ các chi phí sinh hoạt cố định. Nếu thu nhập người mời ở mức trung bình, người xin visa tại Việt Nam nên chủ động bổ sung thêm tài chính cá nhân để tăng độ an toàn.

5. Tuyệt đối không sử dụng giấy tờ giả mạo: Đại sứ quán Đan Mạch có quy trình xác minh rất nghiêm ngặt (có thể gọi điện xác minh trực tiếp với nơi làm việc hoặc ngân hàng). Bất kỳ hành vi khai khống hay làm giả tài liệu nào cũng sẽ dẫn đến việc bị từ chối visa và bị lưu hồ sơ xấu trên hệ thống thông tin Schengen (SIS).

Thủ tục xin visa thăm thân Đan Mạch đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và tỉ mỉ từng chi tiết. Trả lời cho câu hỏi “Thủ tục xin Visa thăm thân Đan Mạch: Cần chuẩn bị thư mời mẫu nào?”, câu trả lời chuẩn xác nhất chính là Mẫu thư mời VU1 trực tuyến. Khi người mời tại Đan Mạch hoàn thành đúng mẫu đơn VU1 và người xin visa tại Việt Nam chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh công việc, tài chính cũng như sự ràng buộc quay về, cơ hội sở hữu tấm visa Schengen Đan Mạch sẽ nằm chắc trong tầm tay bạn.

Hãy bắt đầu kế hoạch chuẩn bị hồ sơ trước ngày khởi hành dự kiến từ 2 đến 3 tháng để chủ động xử lý mọi tình huống phát sinh, đảm bảo chuyến đi thăm người thân diễn ra thuận lợi và trọn vẹn!